मेल मर्ज (Mail Merge) क्या है और MS Word में कैसे काम करता है?

 What is mail Merge? How do work in MS Word

आज के समय में office ,school, institute or business में एक ही प्रकार के letter ,certificate invitation or notice कई लोगो को भेजने की आवश्यकता होती है | यदि हर व्यक्ति का नाम और पता अलग अलग टाइप किया जाये ,तो बहुत समय लगता है |इसी समस्या का समाधान MS WORD का MAIL MERGE FEATURE करता है |

MAIL MERGE की सहायता से हम एक ही डॉक्यूमेंट को कई लोगो के लिए अलग अलग नाम और जानकारी के साथ ऑटोमेटिकली तेयार कर सकते है यह फीचर समय को बचाने के साथ साथ काम को PROFESSIONAL और आसान बनाता है | 

MAIL MERGE क्या है ?

मेल मर्ज MS WORD का एक ADVANCED FEATURE है , जिसका उपयोग एक main document को कई लोगो की जानकारी के साथ जोड़कर personalized documents बनाने के लिए किया जाता है |

इसमें : 

• Letter एक बार टाइप किया जाता है 
• Name ,Address ,Mobile Number आदि automatically बदलते रहते है और इस प्रक्रिया में MS वर्ड और MS एक्सेल का use किया जाता है |

ENVELOPE 

MAIL MERGE में सबसे पहले ENVELOPES का इस्तेमाल किया जाता है यानि एक लिफाफा इसका उपयोग किसी व्यक्ति का एड्रेस प्रिंट करना या ऑफिस मैलिंग के लिए किया जाता है |

LABELS 

इस आप्शन की मदद से LABLES या STICKERS बनाये जाते है |इसका उपयोग ADDRESS LABELS , PRODUCT LABLES OR NAME STICKERS बनाने के लिए किया जाता है |

START MAIL MERGE 

यह मेल मर्ज प्रोसेस शुरू करने के लिए उपयोग होता है | इसमें  LETTER, EMAIL MESSAGE,ENVELOP,LABELS का उपयोग किया जाता है |

LETTERS

इस आप्शन का उपयोग कई लोगो के लिए PERSONALIZED LETTERS बनाने के लिए किया जाता है |

उपयोग :

INVITATION LETTER

OFFER LETTER

NOTICE

CERTIFICATES

उदाहरण :

एक ही लैटर में अलग अलग लोगो के नाम ऑटोमेटिकली जोड़ना |

E-MAIL MESSAGES

इस आप्शन का उपयोग एक साथ कई लोगो को PERSONALIZED EMAILS भेजने के लिए किया जाता है |

इसका उपयोग MARKETING EMAILS ,NOTIFICATION EMAILS, BULK MESSAGES  के लिए किया जाता है |

DIRECTORY

यह आप्शन कई रिकॉर्ड को एक ही डॉक्यूमेंट में लिस्ट FORMAT में दिखाने के लिए उपयोग होता है इसका उपयोग STUDENT LIST, EMPLOYEE LIST, CONTACT DIRECTORY के लिए किया जाता है |

NORMAL WORD DOCUMENT

इस आप्शन से मेल मर्ज डॉक्यूमेंट को सामान्य MS WORD DOCUMENT  में कन्वर्ट किया जाता है इसका उपयोग MERGE PROCESS बंद करने के लिए किया जाता है या किसी भी एडिटिंग के लिए किया जाता है |

STEP BY STEP MAIL MERGE WIZARD

यह मेल मर्ज करने का सबसे आसान तरीका है यह विज़ार्ड यूजर को step BY step गाइड करता है |इसका उपयोग DOCUMENT SELECT करना , RECIPIENT LIST जोड़ना , MERGE FIELDS INSERT करना PREVIEW देखना , और FINAL MERGE KRNA यह सभी कार्य आसान स्टेप्स में कराया जाता है |

MS WORD में मेल मर्ज केसे करे ?

1. सबसे पहले मैलिंग में जाये |

2. अब START MAIL MERGE में क्लिक करे|

3. अब लेटर्स में जाए |

4,SELECT RECIPIENTS करे |or  USE EXISTING LIST  पर क्लिक करे |

6. अब अगर आपके पास एक्सेल में डाटा बना है तो उसे use करेगे अगर  नया डाटा बनाना है तो new डाटा create करेंगे |

7. INSERT MERGE FIELD पर क्लिक करे | 

8. अब FINISH MAIL MERGE में क्लिक करे |

9. तो आप देखेगे कि आपका  डाटा आप एक साथ  कई लोगो के साथ भेज सकते है | या ईमेल कर सकते है |

CONCLUSION :

मेल मर्ज MS वर्ड की एक अत्यंत उपयोगी और समय बचाने वाली सुविधा है जो एक ही प्रकार के दस्तावेज को अनेक व्यक्तियों के लिए उनकी व्यक्तिगत जानकारी के साथ तेयार करने में सहायता करती है | यदि किसी संस्था ,विद्यालय कार्यालय या व्यवसाय को सेकड़ो या हजारो लोगो को एक जेसा पत्र भेज सकते है तो अगर आपको यह पोस्ट अच्छी  लगी तो अपने दोस्तों के साथ शेयर करे और हमे फॉलो करना न भूले |