WHAT IS FILE MANAGMENT IN MS WORD ?
आज के डिजिटल यूग में कंप्यूटर पर काम करते समय फाइल को सही तरीके से सम्भालना बहुत महत्वपूर्ण हो गया है | जब हम Microsoft Word में कोई दस्तावेज बनाते है , तो उसे सुरक्षित रखना ,सही नाम देना ,उचित स्थान पर सेव करना और जरूरत पड़ने पर दोबारा खोलना File Management कहलाता है | आसान शब्दों में कहे तो MS Word में फाइलों को व्यवस्थित तरीके से सम्भालने की प्रक्रिया को FILE MANAGEMENT कहते है |
MS WORD दुनिया का सबसे लोकप्रिय WORD PROCESSING SOFTWARE है , जिसका उपयोग स्कूल, कॉलेज , ऑफिस और सरकारी कार्यो में किया जाता है | फाइल मैनेजमेंट की जानकारी होने से उपयोगकर्ता अपने दस्तावेजो को आसानी से व्यवस्थित रख सकता है और डाटा खोने की सम्भावना भी कम हो जाती है |
MS WORD में FILE MANAGEMENT क्या है ?
MS WORD में फाइल MANAGEMENT वह प्रक्रिया है जिसके माध्यम से उपयोगकर्ता डॉक्यूमेंट को Create, Save , Open ,Rename Copy, Move, Delete और Organize करता है | यह किसी भी कंप्यूटर उपयोगकर्ता के लिए बहुत जरुरी कोशल है क्योंकि सही फाइल मैनेजमेंट से काम तेज, सुरक्षित और आसान बनता है| उदाहण के लिए यदि आपने एक Resume बनाया है और उसे सही फोल्डर मे सेव नहीं किया , तो बाद में उसे ढूंढने में कठिनाई हो सकती है |इसलिए फाइल Management हर यूजर के लिए आवशयक है |
MS WORD में FILE MANAGEMENT के मुख्य कार्य
1. NEW FILE CREARE करना
जब उपयोगकर्ता MS WORD खोलता है ,तो वह नई फाइल या डॉक्यूमेंट बना सकते है नई फाइल बनाने के लिए NEW OPTION का उपयोग किया जाता है | यह कार्य किसी नए लेख ,प्रोजेक्ट ,आवेदन पत्र या रिपोर्ट को तेयार करने के लिए किया जाता है |
2. FILE SAVE करना
किसी भी डॉक्यूमेंट को भविष्य में उपयोग के लिए सुरक्षित रखने के लिए उसे सेव करना जरुरी होता है | सेव करने से फाइल कंप्यूटर की मेमोरी में स्टोर हो जाती है
SAVE करने के तरीके :-
CTRL+S SHORTCUT KEY
FILE MENU → SAVE
SAVE AS OPTION
3. SAVE AS का उपयोग
जब किसी पुरानी फाइल की दूसरी कॉपी बनानी होती है या फाइल का नाम बदलना होता है ,तब SAVE AS का उपयोग किया जाता है | इससे मूल फाइल सुरक्षित रहती है और नई कॉपी अलग नाम से सेव हो जाती है |
4. FILE OPEN करना
पहले से सेव डॉक्यूमेंट को दोबारा खोलने के लिए ओपन आप्शन का उपयोग किया जाता है इससे उपयोगकर्ता अपने पुराने नोट्स या प्रोजेक्ट्स को आसानी से देख और सम्पादित कर सकता है |
5. FILE RENAME करना
कई बार उपयोगकर्ता फाइल का नाम बदलना चाहता है ताकि उसे पहचानना आसान हो जाये | सही नाम देने से फाइल जल्दी खोजी जा सकती है |
उदाहरन :-
- Resume.docx
- Project_Report.docx
- School _Assignment .docx
6. File delete करना
अनावश्यक फाइल को हटाने के लिए DELETE OPTION का उपयोग किया जाता है इससे कंप्यूटर की स्टोरेज खली रहती है और फाइल व्यवस्तित रहती है |
7. FILE COPY OR MOVE करना |
यदि किसी फाइल को दुसरे FOLDER OR DRIVE में जाना हो ,तो कॉपी और move विकल्प का उपयोग किया जाता है |
- COPY : FILE की दूसरी कॉपी
- MOVE : फाइल को नई जगह स्थानातरित करता है |
MS WORD में FILE MANAGEMENT का महत्व
1. दस्तावेज सुरक्षित रहते है
सही FILE MANAGEMENT से महत्वपूर्ण फाइल सुरक्षित रहती है और डाटा खोने का खतरा भी कम हो जाता है|
2. समय की बचत
व्यवस्थित फाइल जल्दी मिल जाती है ,जिसमे काम करने में समय कम लगता है |
3. काम में प्रोफेशनलिजियम
सही तरीके से सेव और व्यवस्थित की कई फाइल कार्य को अधिक प्रोफेशनल बनाती है |
4. डाटा व्यवस्थित रहता है
सभी डॉक्यूमेंट अलग अलग फोल्डर में रखने से कंप्यूटर साफ और व्यवस्थित दिखाई देता है |
MS WORD में फाइल मैनेजमेंट की विशेषताए :-
- फाइल को आसानी से सेव और ओपन किया जा सकता है |
- AUTO SAVE FEATURE DATA को सुरक्षित रखता है |
- फाइल को अलग अलग फोर्मट्स में सेव किया जा सकता है |
- दस्तावेजो को व्यवस्थित रखने में मदद मिलती है |
- BACKUP बनाना आसान होता है |
CONCLUSION
MS WORD में फाइल मैनेजमेंट एक बहुत महत्वपूर्ण प्रक्रिया है जो उपयोगकर्ता को अपने दस्तावेजो को सुरक्षित ,व्यवस्थित और आसानी से उपयोग करने योग्य बनती है | सही फाइल MANGEMENT से न केवल समय की बचत होती है बल्कि काम अधिक प्रोफेशनल और आसान भी बनता है | हर कंप्यूटर उपयोगकर्ता को FILE MANAGEMENT की जानकारी अवश्य होनी चाहिए क्योंकि यह
